Hallo, Administrator:in!
Während sich Bildungseinrichtungen auf den Übergang von einem Schuljahr zum nächsten vorbereiten, ist es wichtig, einen klaren und umfassenden Leitfaden für Administrator:innen zu haben. Dieser Artikel dient als Leitfaden für den Zeitraum Back To School 24/25 und beschreibt die wichtigsten Schritte für einen reibungslosen Integrationsprozess.
Vom Exportieren und Archivieren von Diensten bis hin zur Vorbereitung auf das neue Schuljahr decken wir die wichtigsten Maßnahmen ab, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Ihre Lernumgebung sowohl für die Sommerpause als auch für das kommende Semester bereit ist. Ob es sich um die Verwaltung von Benutzer:in Konten, die Aktualisierung von Kursvorlagen oder um Änderungen in Ihrem Management Informationen System (MIS) oder Schüler:in Administration System (SAS) handelt, dieser Leitfaden bietet die notwendigen Einblicke, um die Verfahren zum Jahresende zu bewältigen und die Voraussetzungen für ein erfolgreiches neues Schuljahr zu schaffen.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte über das Support-Portal an das Support-Team.
INHALTSVERZEICHNIS
- Vorbereitungen für das Jahresende
- Vorbereitungen für ein neues Schuljahr/Semester
- Allgemeines Informationen für alle Integrationen
- Wie sind die Kurse zu handhaben?
Vorbereitungen für das Jahresende
Exportieren/Archivieren von Dienstleistungen
itslearning bietet eine Reihe von Export- und Archivierungsdiensten an. Die Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Export und der Archivierung itslearning sind im Folgenden aufgeführt.
- Anweisungen für die Ausfuhren auf Benutzer:in
- "Archiv" site
- Datawarehouse API mit möglicher Beratung zur Unterstützung
- IMS Gemeinsame Ausfuhren von Patronen
- Automatisierte Exporte von Bildungsdaten in Archiv Systeme (Kurspläne, Noten, etc.)
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Key Account Manager Informationen.
Vorbereitungen für ein neues Schuljahr/Semester
Stoppen Sie die Integration während der Sommer-/Schulpause
Wenn Sie den Inhalt von itslearning zum "Ende des Jahres" einfrieren möchten, ohne den Zugriff auf Benutzer:in oder den Inhalt zu ändern, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Beenden Sie die Integration nach dem letzten Unterrichtstag
- Aktivieren Sie die Sonderfunktion "Delay löschen", um Löschvorgänge auf einen späteren Tag zu verschieben.
Stoppen Sie die Integration während der Sommer-/Schulpause
Wenn Sie Folgendes beibehalten möchten itslearning "am letzten Schultag so belassen wollen, wie es ist, und Sie eine aktive Integration haben, können wir die Integration deaktivieren, so dass die Integration keine neuen Daten importieren kann. Auf diese Weise können Sie notwendige Änderungen in Ihrem MIS/SAS vornehmen, ohne dass diese in itslearning.
itslearning enthält alle Inhalte und Benutzer:innen so, wie sie sind, wenn wir die Integration stoppen. Die Integration wird dann auf Eis gelegt, bis Sie sich entscheiden, sie im Herbst wieder zu starten.
So können alle Schüler:innen und Lehrer:innen während der Sommerpause auf ihre Kurse usw. zugreifen. Gleichzeitig werden jedoch keine neuen Benutzer:innen, Gruppen, Hierarchien, Kurse usw. hinzugefügt, selbst wenn Sie Änderungen in Ihrem MIS/SAS vornehmen.
Notiz! Wenn Sie sich nicht sicher sind, erkundigen Sie sich bei Ihrem MIS/SAS-Anbieter, wie EOY/BTS gehandhabt wird und ob es ein besonderes Datum für den Übergang von "diesem Jahr" zu einem "neuen Schuljahr" gibt.
Schalten Sie "Verzögerung löschen" ein.
Für IMS Enterprise XML-basierte Integrationen besteht eine zweite Möglichkeit darin, "Delay löschen" in unserer IMSE-Integration zu verwenden.
Durch Hinzufügen eines Zeitraums für "verzögerte Löschungen" werden alle Löschungen, die aufgrund von Änderungen in Ihrem MIS/SAS hätten vorgenommen werden sollen, nicht in Ihre itslearning site sondern werden in der IMSE-Importdatenbank durchgeführt.
Wenn Sie die Funktion "Verzögerung löschen" aktivieren, können Sie sich lange vor Beginn des Schuljahres auf ein neues Schuljahr vorbereiten, und alle Benutzer:innen, Gruppen/Hierarchien, Kurse usw. bleiben in itslearning bis zum Ende der "Verzögerung löschen". Gleichzeitig werden alle neuen Benutzer:innen, Gruppen, usw. hinzugefügt, wenn die Integration läuft.
Wenn der Zeitraum "Delay löschen" beendet ist, werden alle Löschungen, die in itslearning verschoben wurden, statt.
"Delay löschen" wird mit einem Start- und einem Enddatum eingerichtet, um den Zeitraum festzulegen, in dem die Funktion bei der Integration aktiv sein soll. Sie wird automatisch ausgeschaltet, wenn das Enddatum erreicht ist.
Der Nachteil ist, dass Lehrer:innen mit einem Wechsel der Klassen usw. rechnen kann, der erst nach Ablauf der Frist löschen eintritt.
Der Vorteil ist, dass alle Benutzer:innen, Gruppen, Hierarchien, Kurse usw. intakt sind itslearning erhalten bleiben, während der Zeitraum der Verzögerung löschen aktiv ist und neue Daten hinzugefügt werden.
Wenden Sie sich bitte an das Support-Team, um zu beantragen, dass die Integration für den Sommer eingestellt wird, oder um einen "Delay löschen"-Zeitraum einzuschalten. Wenn Sie löschen verzögern möchten, müssen Sie ein Start- und Enddatum angeben.
Sommerschule?
Wenn Sie während des Sommers Aktivitäten haben, die bei der Entscheidung, ob die Integration deaktiviert werden soll oder nicht, berücksichtigt werden müssen, kann die IMSE-Integration nicht deaktiviert werden.
Alle speziellen Sommerklassen, Kurse usw. müssen als zusätzliche Informationen in den an die Integration gesendeten Daten Datei hinzugefügt werden, andernfalls werden die bestehenden Benutzer:innen, Klassen, Kurse usw. gelöscht/archiviert. Die Verzögerung löschen ist eine gute Lösung, die während der Sommerschule eingeschaltet werden kann.
Umgang mit Benutzer:innen/Personen
Manuelles Erstellen von Benutzer:innen , wenn Sie eine Integration haben
Wir empfehlen niemalsBenutzer:innen manuell hinzuzufügen, wenn Sie eine aktive Integration haben. Dies dient dazu, doppelte Benutzer:in Konten zu vermeiden. Wenn Sie feststellen, dass Sie doppelte Konten haben, ist es wichtig, diese korrekt zu behandeln und so schnell wie möglich zu korrigieren, um zukünftige Probleme zu vermeiden, bei denen ein Schüler:in Protokoll zwei verschiedene Konten verwenden könnte.
Wenden Sie sich so bald wie möglich an das Support-Team, das Sie bei der Behebung des Problems unterstützen wird.
Notiz! Ausnahmen: Administrator:innen/SYSTEM Administrator:innen
Wenn Sie erstellen neue Administrator:innen/System Administrator:innen erstellen möchten, können diese Benutzer:innen manuell erstellt werden.
Es wird dringend empfohlen, niemals einen Synchronisationsschlüssel zu Benutzer:innen hinzuzufügen, um zu verhindern, dass diese Benutzer:innen durch die Integration geändert werden.
Allgemeines Informationen für alle Integrationen
Der Wechsel zu einem neuen Schuljahr kann zu vielen Änderungen in den Daten führen, die an itslearning über die Integration. Die wichtigsten Teile sind:
- Schüler:innen Klassen/Ebenen wechseln
- Änderungen bei der Mitgliedschaft
- Neue Schüler:innen/Mitarbeiter:in werden hinzugefügt
- Es werden neue Klassen/Schüler:in Gruppen geschaffen.
- Schüler:innen/Mitarbeiter:in , die das Land verlassen haben und entfernt werden müssen
- Wenn Sie einen Kursimport verwenden:
- Alte Kurse sollten archiviert werden
- Neue Kurse sollten geschaffen werden
Notiz! Bitte prüfen Sie, wie Ihr MIS/SAS die Themen "Jahresende" und "Schulanfang" (neues Jahr) behandelt.
Große Aktualisierungen/Änderungen in Datendateien: Sicherheitsfilter EIN/AUS?
Für IMS Enterprise XML-basierte Integrationen verfügt unsere Import-Engine über einen Sicherheitsmechanismus, den wir "Filter" nennen. Der Filter verfügt über eine Reihe von Parametern, die sicherstellen, dass die an Ihre Integration gesendeten Daten nicht zu viele Änderungen/Abweichungen von früheren Importen enthalten und verhindern, dass diese Änderungen automatisch in itslearning. Dadurch wird vermieden, dass unerwünschte Änderungen Probleme in Ihrer itslearning site.
Wenn es zu viele Änderungen/Abweichungen in den Daten gibt, die wir von Ihrer Integration erhalten - im Vergleich zum letzten Import - wird der Importvorgang abgebrochen, und Sie werden über eine Status- E-Mail mit Details darüber informiert, warum der Importvorgang abgebrochen wurde. Wir empfehlen Ihnen, während der Urlaubszeit einen Empfänger für diese E-Mail zu haben.
Notiz! itslearning empfiehlt Ihnen, den Filter immer eingeschaltet zu lassen, damit der Sicherheitsmechanismus jederzeit aktiviert ist. Wir ändern den Filter Einstellungen/ schalten den Filter nur aus, nachdem wir mit Ihnen gesprochen haben und wenn Sie sich entschieden haben, dass Sie das durchziehen möchten.
Sie sollten immer die status E-Mail die nach jedem Integrationslauf verschickt wird. Wenn es Probleme gibt, müssen Sie und das Integrationssupportteam sich diese genauer ansehen. Es kann sein, dass der Importvorgang wegen zu vieler Änderungen/Aktualisierungen oder zu vieler Löschungen im Vergleich zu den im Filter-Setup festgelegten Höchstgrenzen abgebrochen wurde.
Bei allen Integrationen gibt es eine wechselseitige Verantwortung:
- Sie sollten überprüfen, ob die an Ihre Integration gesendeten Daten immer korrekt sind;
- itslearning sollte die technischen Dienste bereitstellen und sicherstellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
Die Datenquelle, d. h. die Daten, die von Ihrem MIS/SAS an itslearninggesendet werden, liegt in Ihrer Verantwortung. Nur Sie können feststellen, ob die Änderungen, die wir an Ihrer Integration erhalten, korrekt sind oder nicht. itslearning importiert "nur" die Daten, die gesendet werden. Wir können nicht feststellen, ob die Daten, die wir erhalten, korrekt sind, aber wir können Sie bei der Datenprüfung unterstützen, bevor Sie entscheiden, ob Sie den Import durchführen.
Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team über das Support-Portal , wenn Sie Fragen dazu haben, warum Ihre Integration fehlgeschlagen ist oder wenn Sie andere Fragen zu Ihrer Integration haben.
Neue Begriffe für das nächste Schuljahr
- Neue Begriffe müssen vor Beginn des neuen Schuljahres definiert werden, wenn Abwesenheit verwendet werden soll.
- Beurteilungen für Zwischen-Semester und Abschlussbeurteilungen müssen zu den Begriffen hinzugefügt werden, wenn sie verwendet werden sollen
- Beurteilungen für das Semester Sozialverhalten müssen zu den Begriffen hinzugefügt werden, wenn sie verwendet werden sollen
- Alles, was in den Beurteilungsbogen aufgenommen werden muss, muss mit den Bedingungen verbunden sein
Wir empfehlen, dass die Semester und die Beurteilungen in eine Vorlage eingefügt werden und dann an alle Kurse verteilt werden, in denen sie verwendet werden sollen. Die Lehrer:in muss dies dann nicht selbst hinzufügen und der Prozess wird korrekt sein.
Alte Begriffe archivieren?
Begriffe aus dem letzten Jahr können archiviert werden, um zu verhindern, dass sie verfügbar sind und zu Missverständnissen führen. Dies kann bei der Vorbereitung von "Ende des Jahres" und vor der Sommerpause geschehen.
Als Systemadministrator müssen Sie unter "Admin/Terms" die Begriffe auswählen, die Sie unter Archiv veröffentlichen möchten. So gehen Sie vor:
In dieser Ansicht können Sie einen Semester auswählen und dann "Archiv" wählen. Sie können mehrere Begriffe auf einmal auswählen und Archiv wählen.
Wenn Sie "Begriffe" durch die Integration erstellt haben, wird die Integration Archiv "alte" Begriffe, wenn Sie das Schuljahr in Ihrem MIS/SAS ändern, und die alten Begriffe sind nicht mehr in den Daten Datei vorhanden.
Wie sind die Kurse zu handhaben?
Kursvorlagen müssen aktualisiert werden
- Alle standardisierten Kursvorlagen, die Begriffe enthalten und von anderen Kursen verwendet werden, müssen mit den neuen Begriffen aktualisiert werden, und alle alten Begriffe müssen entfernt werden.
- Wenn die Vorlage einen Aufbau für Beurteilungen enthält, müssen Sie vor dem Wechsel zu einem neuen Schuljahr prüfen, ob dieser verwendet werden soll. Wenn es hier keine Änderungen gibt - müssen Sie nichts tun
- Wenn die Vorlage eine Einrichtung in Planer enthält, müssen Sie überlegen, ob dieselbe Einrichtung verwendet werden soll oder ob Sie vor dem Wechsel zu einem neuen Schuljahr alle erforderlichen Änderungen an der Einrichtung vornehmen müssen.
- Wenn Sie Wünsche für neue Vorlagen haben, die Kursinhalte enthalten und diese über die Integration laufen sollen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, damit dies vor dem Wechsel zum neuen Schuljahr eingerichtet werden kann.
- Wenn Sie ändern möchten, welche Stufe die verschiedenen Kursvorlagen hat, müssen diese Änderungen vor dem Wechsel zu einem neuen Schuljahr vorgenommen werden. Bitte melden Sie sich rechtzeitig vor dem geplanten Schuljahreswechsel bei uns, da es einige Zeit dauern kann, bis die Vorlagen Ihren Wünschen entsprechend aktualisiert sind.
Wenn Sie keine standardisierten Kursvorlagen haben, diese aber haben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner unter itslearning und wir werden Ihnen helfen erstellen .
Kurse, die nicht über die IMSE-Integration erstellt wurden, bei denen aber die Integration erstellen und die Aktualisierung erfolgen soll
Wenn Sie spezielle Kurse kodiert haben oder kodieren lassen wollen, z.B. Teamkurse, Klassenkurse usw., müssen Sie prüfen und überlegen, ob Sie eine Änderung wünschen oder ob Sie zusätzliche oder weniger spezielle Kurse wünschen, die über die IMSE-Integration erstellt und aktualisiert werden. Diese müssen dann vor dem Wechsel zum nächsten Schuljahr geändert werden, damit sie korrekt verarbeitet werden können.
Wir können Ihnen dabei helfen, die Integration von Kursen in erstellen einzurichten, die sonst nicht aus Ihrem MIS/SAS kommen. Wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner in itslearningund wir werden Ihnen ein Angebot und eine Schätzung der Arbeitsstunden unterbreiten, die für die Einrichtung der gewünschten zusätzlichen/besonderen Kurse erforderlich sind. Dies ist eine kostenpflichtige Zusatzleistung, die wir anbieten.
Kursarchivierung
itslearning verfügt über eine Funktion namens Kursarchivierung. Wenn die "Kursarchivierung" für Ihre site aktiviert ist, werden alle von der Integration erstellten Kurse automatisch archiviert, wenn die Hierarchie Gruppe , auf der der Kurs basiert, aus den an die Integration gesendeten Daten Datei entfernt wird.
- Sie können überprüfen, ob die "Kursarchivierung" auf Ihrer site eingeschaltet und aktiv ist. Sie finden sie unter "Admin/bearbeiten Global Einstellungen/Funktionen und Sicherheit/Synchronisation", wie in der Abbildung unten gezeigt:
Dies ist eine Einstellung , die standardmäßig aktiviert sein sollte. Wenn Sie die oben erwähnte Einstellung nicht sehen können, wenden Sie sich bitte an den itslearning Support und wir werden Ihnen helfen, sie zu aktivieren. Es handelt sich um eine Kombination aus einem "site Einstellung ", das nur dem Support zur Verfügung steht, und einem Einstellung , das über die Verwaltungsoberfläche für Ihr site selbst aktiviert werden muss. Wir empfehlen allen Kunden, die Kurse über die Integration erstellt haben, die Kursarchivierungsfunktion zu aktivieren.
Wenn die Kursarchivierung aktiviert ist und ein Kurs durch die Integration archiviert wird, geschieht Folgendes:
- Kurse, bei denen die Hierarchie Gruppe aus den Daten Datei entfernt wurde, werden aus der Hierarchie herausgelöst, und der Kurs selbst wird in den "Kurs Archiv" gestellt (der Kurs ist nicht mehr aktiv). Sie finden die archivierten Kurse unter "Admin/Kurse" und können wie gewohnt nach Kursen suchen, müssen aber "Archivierte Kurse" markieren, um ein Suchergebnis zu erhalten.
- Hierarchie Die Synchronisierung wird aus dem Kurs entfernt. Alle zuvor synchronisierten Personen werden in manuell hinzugefügte Personen im Kurs umgewandelt.
- Lehrer:innen können weiterhin auf den archivierten Kurs zugreifen und den Inhalt des Kurses kopieren.
- Schüler:innen können immer noch auf den archivierten Kurs zugreifen, um zu sehen, was sie gemacht haben, oder die Inhalte, die sie brauchen, aus anderen Kursen kopieren.
- Archivierte Kurse können auf der Seite Archiv"entarchiviert" werden.
Die Synchronisierung von Hierarchie wird auf diese Weise nicht wiederhergestellt.
- Ein archivierter Kurs wird auch dann archiviert, wenn der Hierarchie Gruppe , aus dem der Kurs ursprünglich erstellt wurde, wieder in den Daten Datei enthalten ist, die an die Integration gesendet werden. In diesem Fall wird der Kurs wieder mit einem neuen Hierarchie verknüpft und mit dem neuen Personen synchronisiert (alle alten Personen sind ebenfalls vorhanden). Der Kurs selbst wird NICHT aus dem Kurs Archiv verschoben und muss manuell "entarchiviert" werden. Die IMSE-Integration hat keine Möglichkeit, dies automatisch zu tun.
- Ein archivierter Kurs, der manuell wiederhergestellt wird (aus dem Kurs Archiv verschoben), ohne dass die Hierarchie Gruppe erneut an die Integration gesendet wird, wird ohne die Hierarchie Synchronisierung wiederhergestellt. Und da die Integration "nichts davon weiß", muss der Kurs erneut manuell archiviert werden, wenn er archiviert werden soll.
Besondere Überlegungen zu MIS/SAS
Bei einigen MIS/SAS gibt es einige besondere Überlegungen zur Änderung von Einstellungen , um Daten für das richtige Schuljahr zu "triggern".
Bitte klären Sie mit Ihrem Anbieter, ob Änderungen an Ihrer IMSE-Integration vorgenommen werden müssen, und informieren Sie den Support, wenn er etwas auf der itslearning Seite der Integration etwas tun muss.
Wenn Ihre Integration vor dem Wechsel des Schuljahres besondere Sorgfalt erfordert, informieren Sie bitte den Itslearning und wir werden hinzufügen Ihre Integrationseinrichtung in eine interne "Geplante Aufgabe Liste" aufnehmen, um die notwendigen Änderungen zum richtigen Zeitpunkt vorzunehmen.
Wechsel von MIS/SAS?
Notiz! Wenn Sie MIS/SAS ändern, müssen Sie Ihre IMSE-Konfiguration ändern.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie itslearning rechtzeitig über alle Änderungen im MIS/SAS zu informieren. Diese Vorankündigung ist wichtig, damit wir die notwendigen Änderungen an der Integration auf unserer Website site vornehmen können, um Änderungen an der Datenquelle/den IDs usw. zu erleichtern.
Dazu gehören Einstellung up test Umgebungen mit einer test Integration zu test , wenn die neuen Daten große Änderungen verursachen oder nicht.
Änderungen in MIS/SAS, die Änderungen an Ihrer IMSE-Integration erfordern, sind eine kostenpflichtige Änderung und müssen mit Ihrem KAM vereinbart werden, und die Arbeit muss von den Integrationsberatern durchgeführt werden.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns rechtzeitig vor Beginn des neuen Schuljahres über alle Änderungen an Ihrer MIS/SAS-Integration informieren.